Задачи и функции управления

АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

 СЕВЕРСКИЙ РАЙОН

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

     От  15.08.2014 г.                                               № ___1555___

станица Северская

Об утверждении Положения об управлении делопроизводства

 администрации муниципального образования Северский район 

В соответствии с решением Совета муниципального образования Северский район от 27 марта 2014 года № 492 «О внесении изменений в приложение к решению Совета муниципального образования Северский район от 21.04.2005 № 40 «О структуре администрации муниципального образования Северский район», руководствуясь статьей 30 Устава муниципального образования Северский район,   п о с т а н о в л я ю:

1.        Утвердить Положение об управлении делопроизводства администрации муниципального образования Северский район (прилагается).

2.     Признать утратившим силу постановление администрации муниципального образования Северский район от 1 ноября 2011 года № 2597 «Об утверждении Положения об общем отделе администрации муниципального образования Северский район».

3.     Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на исполняющего обязанности заместителя главы администрации Е.Е.Минееву.

4.      Постановление вступает в силу со дня его подписания.

Глава муниципального образования Северский район

А.Ш.Джарим

    

     

ПРИЛОЖЕНИЕ  УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации муниципального образования Северский район от _15.08.2014 г. № _1555_

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об управлении делопроизводства

администрации муниципального образования Северский район 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.  Настоящее Положение определяет правовой статус, порядок работы и компетенцию управления делопроизводства администрации муниципального образования Северский район (далее – Управление).

1.2.  Управление является самостоятельным структурным подразделением администрации муниципального образования Северский район без статуса юридического лица.

1.3.  Организационная структура и  штат сотрудников управления утверждаются постановлением администрации муниципального образования Северский район.

1.4.  Непосредственное руководство Управлением осуществляет его начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от нее главой муниципального образования Северский район по согласованию с курирующим заместителем главы администрации.

1.5.  Управление в своей деятельности подотчетно главе муниципального образования Северский район и находится в оперативном подчинении заместителя главы, курирующего вопросы делопроизводства.

Управление осуществляет взаимодействие со всеми органами администрации.

1.6. Деятельность специалистов управления регламентируется соответствующими должностными инструкциями. Должностные инструкции подлежат корректированию в случае изменений задач, поставленных перед управлением, или содержания обязанностей его специалистов, но не реже чем один раз в 5 лет.

2. Управление делопроизводства имеет круглую печать со своим наименованием, которой заверяются копии правовых актов администрации муниципального образования Северский район, а также могут удостоверяться подписи должностных лиц администрации.   

1.8.  В своей деятельности Управление руководствуется:

Конституцией Российской Федерации, федеральным, краевым законодательством, регламентирующим деятельность органов местного самоуправления;

унифицированной системой организационно-распорядительной документации Госстандарта Российской Федерации, правилами и методическими указаниями Росархива, другими действующими нормативными и методическими документами в области документационного обеспечения, делопроизводства, архивного дела;

Уставом Северского района;

Регламентом  администрации муниципального образования Северский район;

Инструкцией по делопроизводству в  администрации муниципального образования Северский район;

правовыми актами органов местного самоуправления Северского района;

настоящим положением и другими нормативными правовыми актами по работе с документами. 

 2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

Основными задачами Управления являются:

2.1. Обеспечение организации делопроизводства и документооборота в администрации муниципального образования Северский район в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

2.2   Внедрение новых технологических процессов работы с документационной информацией на основе использования компьютерных средств, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков.

2.3.  Осуществление контроля за своевременным прохождением и качественным оформлением правовых актов администрации муниципального образования Северский район.

2.4.  Осуществление делопроизводственного контроля за выполнением постановлений и распоряжений администрации муниципального образования Северский район, за сроками выполнения служебной корреспонденции, поступающей в адрес руководства администрации, анализ исполнительской дисциплины. 

2.5.  Обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в процессе деятельности  администрации муниципального образования Северский район.

2.6.  Организация методической помощи в работе с документами.

2.7.     Обеспечение режима доступа к документам и использования

информации, содержащейся в них.

2.8.    Организация работы с устными и письменными обращениями, заявлениями и жалобами граждан в администрации в соответствии с порядком работы с обращениями граждан в администрации муниципального образования Северский район.

3. ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

Для решения поставленных задач Управление осуществляет следующие функции:

3.1. Обеспечивает организацию и ведение делопроизводства и документооборота в  администрации муниципального образования Северский район.

3.2. Внедряет новые технологические процессы работы с документами и информацией, содержащейся в них, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов, принимает меры по упорядочению состава документопотока и документооборота в целом.

3.3.  Вносит на рассмотрение главы муниципального  образования Северский район проекты правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

3.4.  Осуществляет согласование проектов постановлений и распоряжений администрации муниципального образования Северский район в части их соответствия Порядку подготовки правовых актов, действующему в администрации муниципального образования Северский район. 

3.5. Хранит подлинники правовых актов (распоряжений, постановлений администрации муниципального образования Северский район), ведет регистрацию, обеспечивает тираж, рассылку их копий и ознакомление с ними.

3.6.  Осуществляет обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (отправляемой, принимаемой), в том числе переданной по специальным средствам связи; ведет справочную работу по ней.

3.7. Контролирует прохождение, исполнение и оформление служебных документов, обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов.

3.8.     Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

3.9.     Осуществляет регистрацию и учет поступающих в администрацию правовых актов органов государственной власти Краснодарского края.

3.10.   Контролирует своевременное выполнение поручений главы муниципального образования Северский район по исплнению распорядительных документов главы администрации (губернатора) Краснодарского края.

3.11. Ведет соответствующее делопроизводство по контролируемым правовым актам.

          3.12. Организует и осуществляет тиражирование документов.

         3.13.  Разрабатывает типовые бланки, формы документов, образцы печатей и штампов администрации, организует их изготовление, выдачу и учет.

3.14.         Ведет учет и регистрацию письменных обращений физических и юридических лиц, обратившихся к главе муниципального образования Северский район, контроль и анализ выполнения поручений.

3.15.         Разрабатывает и внедряет учет поступающих методические документы в области документационного обеспечения.

3.16.         Разрабатывает сводную номенклатуру дел администрации муниципального образования Северский район, номенклатуру дел Управления делопроизводства, формирует номенклатурные дела Управления делопроизводства и осуществляет контроль за формированием аналогичных дел в структурных подразделениях администрации муниципального образования Северский район.

3.17.         Обеспечивает постоянную возможность установления оперативной телефонной связи главы и заместителей главы муниципального образования Северский район с руководством края в течение 30 минут с момента получения сигнала.

3.18.         Организует комиссионную экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение.

3.19.         Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации сотрудников, занятых документационным обеспечением деятельности администрации муниципального образования, дальнейшему совершенствованию делопроизводства.

3.20.  Принимает меры по недопущению любой возможности возникновения конфликта интересов, то есть ситуации, при которой личная заинтересованность (возможность получения при исполнении должностных обязанностей доходов в виде денег, ценностей, иного имущества или услуг имущественного характера) сотрудников Управления делопроизводства влияет или может повлиять на надлежащее исполнение ими должностных обязанностей, при которой возникает или может возникнуть противоречие между личной заинтересованностью муниципальных служащих и законными интересами граждан, организаций, общества или государства.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

4.1.  Работники Управления являются муниципальными служащими, их должности входят в реестр должностей муниципальной службы Краснодарского края.

4.2. Сотрудники Управления назначаются на должность и освобождаются от должности распоряжением администрации муниципального образования Северский район.

4.3.     В   период    временного   отсутствия  начальника  Управления  его

обязанности возлагаются на заместителя начальника Управления по согласованию с заместителем главы администрации, куратором Управления.

4.4.  Работа Управления строится на основе перспективных и текущих планов администрации, поручений главы муниципального образования Северский район, заместителя главы администрации.

4.5. Начальник Управления:

осуществляет руководство деятельностью Управления, несет ответственность за выполнение возложенных на Управление  задач и функций;

распределяет функциональные обязанности между специалистами Управления и контролирует их выполнение;

вносит предложения по изменению структуры и штатного расписания Управления;

организует подбор и расстановку кадров в Управлении;

обучает специалистов Управления передовым методам труда;

обеспечивает поддержание высокого уровня трудовой и производственной дисциплины в Управлении;

разрабатывает должностные инструкции специалистов Управления.

4.6.  Обеспечение деятельности Управления техническими, материальными и иными средствами осуществляется в соответствии с Регламентом  администрации муниципального образования Северский район.

4.7.    Выполнение мероприятий по обслуживанию локальной сети, оргтехники, используемой в Управлении, обеспечению защиты служебной информации от несанкционированного доступа возложено на отдел информатизации администрации муниципального образования Северский район.

5. ПРАВА УПРАВЛЕНИЯ

         В соответствии с действующим законодательством Управление делопроизводства имеет право:

5.1. Осуществлять проверку организации делопроизводства и документооборота в структурных подразделениях администрации муниципального образования Северский район.

5.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений администрации муниципального образования Северский район информацию, необходимую для выполнения функций контроля выполнения документов.

5.3. Вносить руководству администрации муниципального образования Северский район предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в администрации муниципального образования,

5.4. Участвовать в постановке задач и проектировании информационных автоматизированных систем, связанных с работой Управления.

5.5. Возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушениями установленных Инструкцией по делопроизводству требований.

5.6.     Привлекать специалистов структурных подразделений

администрации муниципального образования Северский район к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечивания управления и ведения архива.

5.7. Участвовать в совещаниях, проводимых в администрации муниципального образования Северский район, при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции Управления, заседаниях соответствующих комиссий.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Сотрудники Управления несут ответственность за выполнение задач и функций, установленных настоящим Положением:

6.1. Необеспечение установленного порядка работы со всей документацией администрации. 

6.2. Невыполнение указаний и поручений руководства администрации.

6.3. Несохранение конфиденциальности информации.

6.4. Некачественное и несвоевременное выполнение должностных обязанностей и других поручений руководителя.

6.5. Несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка.

6.6.  Сохранность документов.

6.7.  Нарушение трудовой дисциплины.

6.8.  Неиспользование предоставленных им прав.

7. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СО СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Управление взаимодействует:

7.1. Со всеми руководителями администрации муниципального образования Северский район по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки выполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами, подготовки и представления  необходимых руководству документов, использования служебной информации. 

7.2. С юридическим отделом администрации муниципального образования по правовым вопросам, связанным с ведением Регистра нормативных правовых актов, подготовкой проектов распорядительных документов, инструкций, положений и других документов.

7.3. С управлением организационно-кадровой работы администрации муниципального образования Северский район по вопросам организации мероприятий, проводимых в администрации муниципального образования, подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров управления, а также по вопросам обеспечения средствами оргтехники, канцтоварами.

7.4.     С муниципальным казенным учреждением «Централизованная бухгалтерия администрации муниципального образования Северский район» по финансовым вопросам.

7.5. С отделом информатизации администрации муниципального образования Северский район по вопросам обслуживания локальной сети, оргтехники, используемой в Управлении, обеспечения защиты служебной информации от несанкционированного доступа.

7.6.  С архивным отделом администрации муниципального образования Северский район по вопросам систематизации и хранения документов, другим вопросам архивного дела.

Начальник управления делопроизводства                                                  И.П.Каркина