Действие работодателей при переходе на электронные книжки

Действия работодателей по переходу на электронные трудовые книжки в 2020 году. Алгоритм действий по переходу на электронный формат Шаг 1. Издание приказов о проведении мероприятий по переходу на электронные трудовые книжки и о назначении ответственного лица. Любое нововведение в организации (учреждении) начинается с утверждения плана мероприятий, который утверждается приказом работодателя по основной деятельности о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности работников. Приказом установите лицо, ответственное за такие мероприятия, и их сроки. Шаг 2. Обеспечение технической готовности к представлению сведений На этом этапе проверьте, готово ли ваше программное обеспечение для передачи электронных сведений о трудовой деятельности сотрудников в ПФ РФ. Заведите адрес электронной почты, куда работники смогут присылать заявления о выдаче сведений и откуда вы сможете отправлять их в электронном виде. Шаг 3. Разработка форм уведомлений и заявлений работников До 30 июня 2020 года (включительно) вы должны уведомить каждого работника об изменениях трудового законодательства, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи заявления сделать выбор между бумажной или электронной формой. Унифицированной формы такого уведомления нет, поэтому разработайте ее сами. Как образец можете использовать следующую форму: Уведомление (примерная форма уведомления) Уважаемый________________ Уведомляем Вас, что в связи с изменением трудового законодательства с 1 января 2020 года сведения о Вас как о работнике, выполняемой Вами работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении ООО "…" передает в ПФ РФ. Пенсионный фонд формирует и ведет сведения о трудовом стаже в электронном виде. В связи с этим бумажная трудовая книжка больше не является основным документом о Вашей трудовой деятельности. Вы имеете право сохранить трудовую книжку в бумажной форме. Для этого до 31 декабря 2020 года напишите заявление (образец прилагаем) . В этом случае после 1 января 2021 года мы продолжим вести вашу трудовую книжку и одновременно передавать сведения в ПФ РФ. Если вы не напишете заявление в течение 2020 года, вы получите бумажную трудовую книжку на руки. После этого ООО "….." освобождается от ответственности за ее хранение. Все сведения будут учитываться и храниться только в электронном виде. Руководитель ФИО___________ С уведомлением __________________/________________ / Ознакомлен Заявление (1 вариант) Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажной форме в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ. Заявление (2 вариант) Прошу формировать и вести учет сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ. Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек проверьте правильность их заполнения. В частности, нет ли ошибок: • в личных данных работников (Ф. И. О., даты рождения, образование, специальность); • в датах приемов, переводов, увольнений; • в названиях организаций и должностей; • в реквизитах приказов о приемах и увольнениях; • в формулировках и ссылках на статьи законов в записях об увольнении; • в записях о постоянных переводах. Шаг 5. Внесение дополнений в локальные акты организации В локальные акты, где упоминается трудовая книжка, внести изменения или дополнения (например, в правила внутреннего трудового распорядка, трудовой договор, коллективный договор). В частности, укажите, как вы будете получать, хранить и обрабатывать электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников, как будете их сотрудникам выдавать, в том числе при увольнении. Изменения согласуйте с профсоюзом, если он есть. Пример изменений в Правила внутреннего трудового распорядка. 2. Прием на работу. 2.1. Прием на работу в организацию производится на основании трудового договора, заключенного в письменной форме. 2.2. Перед заключением трудового договора лицо поступающее на работу представляет: - трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; - документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые; 4. Обязанности работодателя. 4.1. Работодатель обязан предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанным в заявлении работника: - на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом; - в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя). 4.2. Сведения о трудовой деятельности предоставляются: - в период работы - не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления; - при увольнении - в день прекращения трудового договора. 4.3. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя . 4.4. Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со ст. 66 ТК РФ. 4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель в этот же день направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Дополнения придется внести и в должностную инструкцию кадрового или другого работника, которому вменяются обязанности по формированию электронных сведений, составлению отчетности и другим действиям в сфере обработки сведений о трудовой деятельности работников.